Ewidencja przebiegu pojazdu

Ewidencja przebiegu pojazdu

Ewidencja przebiegu pojazdu

0 komentarzy 📅11 marca 2017, 11:56

W poprzednim artykule poruszyliśmy temat odliczania kosztów związanych z zakupem samochodu. Dziś pokażemy, jak odliczać koszty związane z jego użytkowaniem, korzystając z ewidencji przebiegu pojazdu. Jest to korzystne rozwiązanie dla osób sporadycznie wykorzystujących samochód w firmie.

Jak prowadzić kilometrówkę? Podstawą jest do art. 23. ust. 5. UPDOF: Przebieg pojazdu, powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu. W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Dodatkowo art 23 ust. 7. UPDOF, określa dane, które powinny się znaleźć w prowadzonej ewidencji:

Ewidencja przebiegu pojazdu, o której mowa w ust. 5, powinna zawierać co najmniej następujące dane:

  • nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,
  • numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
  • kolejny numer wpisu,
  • datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd),
  • liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
  • stawkę za 1 km przebiegu,
  • kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu
  • podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Stawka za kilometr dla obliczenia kwoty wynikającej z faktycznie przejechanych kilometrów znajduje się w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. (Dz. U. Nr 27, poz. 271 ze zmianami; Rozporządzenie Ministra Transportu nr 201, poz. 1462 z dnia 23 października 2007 r.) i odpowiednio wynosi:

  • dla samochodu osobowego
  1. o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 — 0,5214 zł,
  2. o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 — 0,8358 zł,
  • dla motocykla — 0,2302 zł,
  • dla motoroweru — 0,1382 zł.

Czy można stosować kilometrówkę w przypadku wykorzystywanie samochodu elektrycznego? Nie ma jeszcze stosownych przepisów dotyczących kilometrówki dla aut elektrycznych lub hybrydowych. W przypadku tych drugich jest łatwiej, gdyż można się odnieść do pojemności silnika spalinowego, którego za to nie mają auta elektryczne.

Czy można ująć fakturę lub rachunek za użytkowanie samochodu w innym miesiącu niż data wystawienia dokumentu?

Niestety nie można. Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów, uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu, co jest wprost wynika z ustawy UPDOF (art. 22. ust. 6b.). Poniesiony koszt powinien być przypisany do konkretnej podróży, na co organy podatkowe w ostatnim czasie zwracają szczególną uwagę. W konsekwencji często koszty nie przypisane do konkretnych wyjazdów są odrzucane.

Czy koszt dojazdu do firmy i z firmy do domu stanowi koszt uzyskania przychodu?

Organy podatkowe uważają, że zarówno koszt dojazdu z domu do firmy, jak i powrót są niezbędne do prowadzenia działalności. W związku z czym spełniają definicję art. 22 ust. 1 UPDOF, że koszty te są ponoszone w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, co potwierdza interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 12.06.2008 roku (ITPB1/415-221/08/DP).

Do kosztów w ramach ewidencji przebiegu pojazdu można również uznać:

  • koszty najmu (dzierżawy) pojazdu,
  • zakupu paliwa (benzyny, gazu, oleju napędowego),
  • wymiany płynów (oleju, płynu hamulcowego, do szyb) i zakupu smarów,
  • badań diagnostycznych i przeglądów okresowych,
  • napraw bieżących i wymiany zużywających się części,
  • usług myjni i konserwacji, opłaty za przejazd autostradą,
  • opłaty parkingowe,
  • koszty ubezpieczenia (koszt ubezpieczenia AC może być ujęty jedynie w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20 000 euro, przeliczona na złote według kursu sprzedaży walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia ( art. 23. ust. 1 pkt 47 UPDOF)).

Wzór ewidencji przebiegu pojazdu z przykładem:

Poniżej przykładowe wyjazdy służbowe z podaniem kilometrów oraz poniesionych kosztów.

  • 5 listopad X r. – wyjazd z centrum Warszawy, do klienta, Warszawa ul. Komedy, w celu omówienia warunków umowy: przejechanych kilometrów 4,9 w jedną stronę (w sumie 9,8 km.);
  • 14 listopad X r. – wyjazd z centrum Warszawy, do klienta, Piaseczno, w celu przedstawienia projektu: przejechanych kilometrów 27,4 (w sumie 54,8 km.);
  • 15 listopad X r. – wyjazd centrum Warszawy, do klienta, Warszawa ul. Leszczynowa, w celu wykonania usługi: przejechanych kilometrów 10,1 (w sumie 20,2 km.);
  • 30 listopad X r. – wyjazd z centrum Warszawy, do Stacji Kontroli Pojazdów, w celu okresowego badania technicznego: przejechanych kilometrów 4,5 (w sumie 9 km.).

Pobierz przykładowy wzór poprawnie prowadzonej ewidencji kilometrów w formacie pdf lub Excel.

Dlaczego w zestawieniu wydatków umieszczono koszty z października?

Dlatego, że ewidencję przebiegu rozliczamy w cyklu rocznym i ta część kosztów, która nie została uwzględniona w poprzednim miesiącu, przechodzi na następny. Dopiero grudzień jest miesiącem zamknięcia i w styczniu kolejnego roku rozliczamy kilometrówkę od początku.

Wracając do naszych zestawień ewidencji przebiegu i kosztów, z kilometrówki mamy kwotę 322,61 zł., a z ewidencji kosztów 224,90 zł. Musimy wziąć pod uwagę art. 23. ust 1. pkt 46 UPDOF, który mówi, że możemy uwzględnić koszty tylko do wysokości limitu wynikającego z ewidencji przebiegu pojazdu.

Biorąc pod uwagę powyższą podstawę prawną, za listopad możemy zaksięgować kwotę 224,90 zł., a nadwyżka limitu w kwocie 97,71 zł. (322,61 zł. – 224,90 zł.), zostanie przeniesiona i dodana do limitu w grudniu.

 Zalety rozliczania samochodu w działalności kilometrówką:

Przy sprzedaży samochodu nie mamy obowiązku odprowadzać podatków do US z tytułu prowadzenia działalności.

Wady rozliczania samochodu w działalności kilometrówką:

Koszty odliczamy tylko do wysokości przejechanych kilometrów.

Uwaga!!!

Powyższy przykład jest podany dla czynnych podatników VAT. Nievatowcy będą się posługiwali kwotami brutto.

Udostępnij artykuł: